档案管理监控办法

显示全部楼层 · 2010-8-9 00:51:21

本人在一家小额贷款公司从事档案管理工作，由于档案借出频繁，中途很多盲点，要经过很多流程最后才能流转到我这归档。
有没有一个办法，能让我知道档案从我这借出到最后回到我手上，中途这段时间档案在哪里是否有缺失。大家发挥想象，分数足够多。好的我会追加300分
1楼的很不错，能否详细点？比如流转单上需要有哪些内容，是否随档案一起流转，流转回来后是销毁还是留存等等
谢谢

千问 · 2010-8-9 00:51:21

制作一份档案流转单，每一个流转环节在你自己这里进行一次备案，你就清楚目前这份档案在哪，档案出去多长时间啦，无论哪个环节出错，责任都很明确。对于您的行业我不台了解，不过您可以做个word的文档格式，竖列里写好每个需要流转到的部门或对象，横行里写负责人签字、时间、备注等，流转单需要和档案一起流转，同时从您这里接收档案的人需填好回执一张交给您留档，至于流转到第N个（N大于2）人时，无需回执给您，因为您是将档案交给第一个人保管，环环相扣，这样责任分配清楚，同时剩掉不必要的麻烦。流转回来的您可以依据重要程度来分析，对于保密性不高的档案，既然回来可以保留，对于保密性要求高的，最好销毁，以免外人得到查阅，这个只是我这个外行人的想法，您可以参考下。

千问 · 2010-8-9 00:51:21

档案管理是属于行政事务，必须细致和勤勉。你从事的是金融行业，档案非常重要，管理不当有可能造成重大损失。第一步：和所有工作人员签订一个《档案使用协议》：协议规定不经档案管理人员同意私自转借档案给他人一次扣除工资50元，档案部分缺失及损毁扣除当月工资30%,全部缺失及损毁扣除当月全部工资，造成重大损失的，除赔偿损失外，还要承担相关法律责任。（具体惩罚措施