张栋伟：如何有效率的开会？

显示全部楼层 · 2021-1-8 02:13:42

我已经在互联网行业从业了20年。互联网行业从一开始，就与现代管理制度高度接轨，加上996、5+2、白加黑等各种创业文化，已经是全社会最有效率的行业之一。但是，即便如此，在互联网公司里，“文山会海”依然是拖累管理效率的巨大黑洞，每个员工都会对曾经参加过的低效会议深恶痛绝。改良会议效率的方式方法，罗列出来也许是洋洋洒洒。作为最痛恨开会的我本人，结合我的经验，分享一下有效组织会议的基本3点。一、因事开会会议要有真实的需求，这个需求需要多人当面沟通才能完成。否则，单对单，或者邮件更好。1、不要事先公布议程例行公事的例会，或者事先知道议程的会议，与会者就无法沉浸于正在进行的议题，而提前把关注点跳跃到与自己利益相关的议题。更可怕的是，由于担心在即将到来的、与自己有关的议题中遭遇对抗，与会者可能会在其他议题中保持沉默，或者违心的附和，以换取自己的议题不被刁难。2、禁止携带手机、笔记本电脑参加会议一切以“工作忙”和“我用电脑做会议记录”的理由，其本质意思就是“我不想参加这个会议”。科学表明，手写笔记更有成效，能更严格地筛选要记下的东西，能帮助我们记住和吸收更多概念。3、形成结果如果这个会议要解决某个问题，那么这个问题必须在会议结束时形成结论。二、因事定人1、只邀请合适的人参会并不是相关项目或团队的所有人都应该参加每次会议。同样，虽然不是直接项目或者团队的人，如果他能提供独特洞察、视角或信息，就应该邀请参加。让并不积极的人参加会议，不但起不到会议作用，还增加了泄密或议题跑偏的可能性。2、禁止人员进出在没有解决会议议题之前，不准任何人随意进出、离场。上洗手间或者倒茶喝水这种理由，请对方回忆一下高考时是否允许。3、尊重参会者意愿如果被邀请人不愿意参加这个会议，那就不要参加。保持会议人数规模在7个人左右。三、会议场景根据不同的议题，选择不同的会议场景。1、执行性事务限制在正式的会议室环境。2、思维性事务茶馆、咖啡厅、大排档、野营草地，都是不错的选择。3、发散性事务我只有一个建议：中餐馆圆桌，上酒！最后一个提示：能不用PPT就不要用PPT。PPT是微软公司的神奇创造，骗子们和大师们的最爱，可以用图片、数字、画面，配合煽情语言做即时表演的最佳道具。因为，PPT的意思，就是“骗骗TA！”作者：张栋伟（市场营销专家、资深互联网人士、“酷实习”大学生就业创业服务平台创始人）