组织会议需要注意的十点

显示全部楼层 · 2005-12-29 16:02:27

当今的企业有会议成瘾的趋势，公司很多员工的主要时间是在会谈。为了提高效率，让物有所值，就需要每次会议前做好充分准备，避免低效率的会议。下面十点应该注意：
1．目的。每次会议要有明确的，可以准确界定的期待目标。要清楚，会议是为了信息交流，解决问题，还是做出决定。
2．组织准备。通过Checklist和时间表确保会议的组织工作，如技术问题，会议室，辅助工具，能万无一失。
3．内容的准备。日程和大致的时间分配，所有相关信息和文件，并通告所有相关人员。
4．时间。会议最长不宜超过90分钟，最好只有60分钟。如果议事内容太多，要安排休息。
5．准时。要准时开始。等了一次，就总是要等。检查一下是否所有中断会议和影响会议的因素都排除掉了？
6．纪律。与会者的自律和时间纪律。是否确定了掌握时间的人，以及最好的时段安排，并确定了结束会议的时间？
7．视觉工具。视觉辅助工具的使用，如白板，投影仪，记录纸，图纸板等。讨论的内容应该让所有人都能看得到。
8．会议管理。有权威的会议管理人。限制离题的讨论，检查事先通过的会议目的是否达到了。
9．会后行动。与会者达成一致，并决定以什么样的后续行动保证会议结果的推行：谁在何时完成什么？
10．纪要。手写的行动计划和会议纪要可以马上照下来或复印，让所有与会者拿到。

千问 · 2005-12-29 16:02:27