采购价格差异...

显示全部楼层 · 2009-2-12 11:45:48

今天遇到一个问题和有意思，和大家聊聊。
我们公司4月份发现有几个零件的采购订单价格维护错误，即100件维护成了单件价格，差了100倍。
在4月的月结过程中财务控制部门和采购部门都没有发现。等到5月份采购部门拿到发票去财务交验的时候才发现，采购发现交验不过去竟然不交验了，结果拖到6月份不能再拖了，又去交验，还是不能通过（不能通过的主要原因是系统提示由于价格差异引起移动平均价格为负）。

例如，零件A
收货前平均移动价格是65.07CNY/100 PCs，库存是1000 PC，总库存是650.70 CNY；
错误采购订单的价格是20.57 CNY/1 PC，采购数量2000 PCs(采购价值总计：41,140CNY)。
收货后平均移动价格是1,393.02CNY/100 PCs，库存是3000 PC，总库存是41,790.70 CNY;
材料消耗100个
平均移动价格是1,393.02CNY/100 PCs，库存是2900 PC，总库存是40,397.68 CNY;
此时,如果进行发票校验,系统提示价格差异引起移动平均价格为负. 由于物料的收货和消耗分别在4月和5月，当前已经是6月，故过去的财务区间不能打开。
大家都知道平均移动价格不能为负，所以系统消息类型是E；
大家有什么办法可以处理此事务？
Cheers!
Roger

千问 · 2009-2-12 11:45:48

1、在6月份把5月的消耗冲了，然后做发票校验，最后按照调整后的价格做出库；（调整人为错误）
2、等待该种零件的下一批采购，等库存价值足够了，就可以做发票校验；（保持人为错误）
以上纯属个人观点，请大家指正~

千问 · 2009-2-12 11:45:48

Hi, Guys:
84个同僚们看过问题，只有1个同僚留印了，难道是周末的缘故？？？！
“1、在6月份把5月的消耗冲了，然后做发票校验，最后按照调整后的价格做出库；（调整人为错误）”
我不太清楚这步操作的意义如何？我们先姑且不说冲销操作是否可行，就单说把隔月材料消耗冲销的这步操作就有可能有问题，
5月份已经关账和结算了，冲销过账日期如何考虑？怎么还允许在6月份冲销呢？
当然，也可以冲销在6月份，但是如果生产订单已经结算了又怎么办？当然，也可以将已经结算的生产订单打开，然后冲销，然后再结算（可以操作，但是不符合财务控制逻辑）。此外，如果一两个生产订单可以这么运作，十几个也可以，百十来个也可以，如果是进万条记录，你还会考虑这么操作么？
“2、等待该种零件的下一批采购，等库存价值足够了，就可以做发票校验；（保持人为错误）”
这个步骤也存在限制条件和风险。
如果在一个连续运行的企业，有收货就有材料消耗，库存总价值只会维持在某一个水平，如果这个总价值持续低于差异，我们又将如何处理？答案只能是限制材料消耗，持续进行收货！直到库存总价值满足调整条件为止。但是，从物料运作流程来说，这个处理过程有些危险，试想一下，如果停止物料消耗，持续进行收货必然会导致库存数量上升，那么在虚假的库存数量清况下，如何进行MRP计算和物料筹措？
同时，如果停止物料消耗，持续进行收货也必然会导致成本计算出现不准确(P/L报表)，同时，这个错误不及时修正也会导致库存总价值不正确（B/S报表），那么这些虚假的公司财务结果，又如何可以知道公司运营？
可见，上2个步骤存在若干使用限制条件和运营风险，但理论上可行。
这个2个方法有着相似性-都是围绕平均移动价格来思考的。如果是这样的话，我们只需要修改平均移动价格到可以包容差异即可，不必这么麻烦了。
如果要采用修改平均移动价格来进行的话，就不得不谈论到一个问题，需要修改平均移动价格为多少才可以。计算方法如下（为了简单地介绍原理，不考虑其他价差）：
1，计算采购差异
根据上一个例子，差异是40,728.6 CNY (=41,140 CNY - 411,40 CNY)，即错误的采购总价格 - 发票采购总价格
2，计算库存差异
根据上一个例子，差异是330.92 CNY(=40,728.6 CNY - 40,397.68 CNY)，即采购差异 - 当前库存（结果应该为正）
3，修改平均移动价格
大家应该知道SAP系统有2种方法可以直接修改平均移动价格，直接修改平均移动价格和修改当前库存总金额（系统会自动计算平均移动价格）。
无论采用何种方法达到的目的是平均移动价格为1,404.43 CNY/100 PC。
4，发票校验
发票校验后，系统应该显示平均移动价格为0，库存总价格为0，库存数量2900 PC。
5，修改平均移动价格（冲销或重新操作）
问题在这一步，我们还需要将平均移动价格修改回原来的价格，否则就虚增了库存价值。什么时候可以修改呢？用时间不好说，只能待到总库存价值达到或超过330.92 CNY才能修改或冲销。
这个方法还是有一个问题，就是如果进行价格修改操作，那么产生的财务凭证中包含的财务科目是材料-重估价格，在审计的时候，财务或许会有需要解释的地方。而且在财务报表中的显示也会比较奇怪。上述这种方法在业务上和理论上都是可行的，但是也不是最完美的。
[ 本帖最后由 sunhaonan 于 2011-6-13 15:29 编辑 ]

千问 · 2009-2-12 11:45:48

楼主：
你不把背景讲清楚，你怎么能怪被人的调整方案不完美呢！
一般这种由于后勤模块的数据错误引起财务数据错误调整办法就只有两种，根据不同的情况和财务领导对于差异调整的认可情况，分别选择不同的调整方式：
一、相关数据全部冲回；
二、财务调整——你的发票校验不了，是由于发票容差控制造成的，只要把发票容差配置扩大，就是可以校验发票了。如果你们发票差异是正规配置的话，会这个发票的差异会根据校验时再库存和发出的部分分别计入库存价值和主营业务成本。如果你想调整生产订单的成本，不好意思，请采用第一种方式。
另外，用MR21调整的方式是不对的，变更移动平均价，会引起新的调整，到时候自己都搞不清楚了。

千问 · 2009-2-12 11:45:48

也许业务背景不够细，我只是觉得关键的地方提到了就可以了。
1.根据财务制度，冲销凭证（财务凭证和物料凭证）可以在未关闭的财务账期区间内进行（基本上就是指当前月）。这个制度其实是理论上的，实际上应用不是很大（物料凭证方面）。此外，随着当前高速度的生产制造和缜密的流程，冲销所有相关的凭证也不一定可行。
2，发票融查自定义设置和本问题无关，因为我再描述问题时已经说过 - “...不能通过的主要原因是系统提示由于价格差异引起移动平均价格为负...”，所以即使你去掉融查的自定义设置，也解决不了此问题。通过更改MR21/MR22来变更材料平均移动价是一个通常的处理办法，我同意胡乱的更改会导致混乱，但是就像我列属的步骤一样，这个并不是在混乱更改，而是有理有据的更改。
其实，上诉的方法我个人觉得这是从财务角度出发考虑的。如果从流程运作角度去思考问题的话，我提供另一个方法：
1，MR11清理错误的GR/IR暂估；
一般的操作者只知道有这么功能，但是不知道什么时候用，这个时候不就是要用到这个功能的时候嘛~~~.
2，进行发票校验（Subsequent Debit）即可。
一般的操作者只知道发票校验才能核销发票（Invoice）,殊不知事后借记也可以核销发票。

Cheers!
Roger