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项目管理过程之组织和角色
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项目管理过程之组织和角色
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2015-5-19 13:12:21
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由于目标、资源、环境、行业的差异,各个组织可能会选择不同的组织结构。因此这部分讨论的侧重点不是如何设计项目的具体结构,而是讨论 “项目”组织结构相关的两个问题:一是从整体上看一个项目的内/外部有哪些主要的角色,各个角色的职责和关心的内容是什么;二是在三种典型的公司组织类型中如何组织项目组,以及三种组成项目方式的主要特点。
一、角色:
对一个的项目来说,一般可能有以下六种重要角色:出资人、所有者、项目经理、部门经理、内部资源、外部资源。
(1)出资人不仅是项目所需资金的提供者,还是最高决策者,最常见的例子是企业内部的具有决策权的高层领导。出资人可以批准启动一个项目,也可以根据情况终止一个项目。项目执行中出资人会关注项目是否受控,但最关心的是最终投资能否取得预期的收益或效果。
(2)所有者负责实现出资人的社会或商业目标,确保兑现出资人的利益。所有者有两个职责:第一是直接提出项目的要求,第二是拥有并使用项目成果。项目执行中所有者会担负一定职责,密切关注项目的进展和项目结果。对于系统集成项目来说,最常见的所有者是使用系统的业务部门。
(3)项目经理负责界定项目范围、制定项目计划,并直接控制项目过程,确保在规定的时间、质量和成本约束内完成预期目标。项目经理是责任的汇集点,需要对所有者和部门经理负责,同时需要管理项目组中来自公司的内部资源和来自客户的外部资源。
(4)部门经理负责调度公司内部的员工,为项目经理提供必要的人力资源,同时监控项目的状态,帮助解决项目中的问题;同时,部门经理应该与“所有者”保持必要的沟通,确保客户的满意度。
(5)内部资源是指来自公司内部的专业人员,拥有完成项目所需的众多技能。在项目执行过程中对项目经理负责,按要求完成任务;随项目的进展项目成员还会发生变化。
(6)外部资源是指来自客户的专业人员,他们直接参与项目。一般包括负责确定需求的业务人员,也可能包括一些今后负责支持维护的技术人员。一般来说外部资源虽然按计划和要求完成任务,但不必对项目经理负责。
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千问
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2015-5-19 13:12:21
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例如在一个典型的银行项目中,出资人可能是行长,而所有者是对经营负责的业务部门;项目经理由承约的公司委派,并对金融事业部总经理直接负责;项目的内部资源包括公司内的研发人员和行业专家,外部资源包括客户方的负责需求的业务人员和后期维护的技术人员。
在上述6种角色中,项目经理与所有者之间最容易产生冲突,这是因为2者的利益导向是不同的。例如,项目经理可能倾向于减少工作范围、需求尽量不要变化;而所有者可能倾向于项目组做尽可能多的工作,需求及时根据变化进行修改。这种利益趋向的差异有利的一面,那就是制约项目经理必须按TQC的要求工作,缺乏这种制约会使项目“做到哪、说到哪”;不利的一面是项目经理难免与所有者产生矛盾,如果处理不好矛盾激化则可能直接影响项目的成败。在这种情况下,部门经理可以发挥巨大作用,缓解二者之间的矛盾,让事情按有利的方向发展。项目经理也特别要注意,不要把“所有问题都自己扛”,别忘了还可以求助高层的部门经理。
二、公司组织结构与项目组
下面谈谈三种典型组织结构的公司内如何组成项目组以及优劣势。典型的公司组织结构基本有三种方式:职能型、项目型和矩阵型。
(1)职能型
最高一层是CEO,向下根据专业、权限和管辖范围分成各职能部门,通过内部管理流程确保部门之间相互协调完成工作。这种组织结构中也有“项目”,但一个特点是项目的概念相当弱,可能仅仅是将一些持续运作业务的某些方面按项目方式进行管理,例如按“项目”归集每一笔业务从售前到结束的所有费用,另一个特点“项目”一般按规定的流程运作,而没有专职的项目经理。
职能型组织按功能组织人员,具有专业化程度高、专家集中利于个人提高等优点。但涉及到对内部的项目进行管理时,也有明确的缺点。如,工作面向流程输入/输出,缺乏沟通和合作;没有项目经理全局负责,一旦中间环节出了问题没人关心;人员强烈忠诚于自己部门,而非客户或项目;多个项目存在谁前谁后的矛盾。
(2)项目型
为特定项目专门组织项目组,小组内都是临时成员。项目经理有相当的权力,可以整合内部和外部资源,并直接控制所有项目组成员,这种结构经常被用于建筑业。是一种强项目型的组织形式。
项目型优点是项目经理统一领导,所有人都为项目经理工作;项目组对客户高度负责;目标一致,一切围绕项目进行组织。缺点是资源利用率低;项目之间沟通和协作程度低;没有专业技能和知识交流的场所,不利于个人发展;人员没有归属感,临近项目结束时非常焦虑;一旦启动一个项目就会打乱现有组织状况。
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千问
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2015-5-19 13:12:21
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(3)矩阵型
项目组成员隶属于职能部门,但会为特定项目成立项目组,在项目执行中小组成员则服从项目经理领导。
矩阵型的优点非常明显:职能部门的基础核心技能可以供所有项目组使用;各职能部门的员工在项目组内协同工作,可增进横向交流;员工有归属感,并有交流和学习的机会;各部门对项目进展有清楚的了解;员工的双向汇报可以避免压制。但缺点是员工要为两个上级工作,管理比较困难;沟通环节多,平衡项目经理和部门经理的权限困难。
综上所述,在一个项目中包括出资人、所有者、项目经理、部门经理、内部资源、外部资源6种角色,他们各自的利益和职责不同,项目有相互制约的关系。尽管不同类型组织结构的公司中都可以组织项目,但有各自的特点,应该根据具体情况进行选择。
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