最佳实践采购团队的8个要点

显示全部楼层 · 2021-11-17 14:30:00

“最佳实践”这个词可能被过度使用，但仍然受到相关人士的追捧。以下这份清单结合了顶级行业大师的建议：

1、应用跨职能知识
科尔尼管理咨询公司（AT Kearney）在《如何成为采购冠军》的报告中建议，采购负责人需要具备采购、研发、生产和财务方面的专业知识。
原因显而易见——降低成本并不总是为了降低价格。如果你为同一项目投标的时间足够长，你最终会达到一个价格平台，如果没有一些聪明的想法，就很难降低价格。这就是生产过程的知识，最新的技术创新和从其他行业学习发挥作用的地方。
2、优化供应链沟通
无论是在业务内部还是供应链外部，采购部门应与物流、供应链经理、合同经理和其他员工紧密合作，旨在确保开放、及时的沟通。
由于缺乏沟通，企业无法履行一份经过良好谈判的合同的承诺。
在折扣交易中经常出现这种情况。采购谈判的条款很好，但在采购更多存货时，如果系统和流程不能提供这些条款的充分可见性，就可能会错过退税门槛。最终的结果是项目成本高于预期。
答案是确保各方都了解所有协议的机制，以便充分发挥其潜力。
3、与战略供应商结盟
这不仅仅是供应商关系管理。
一流的采购团队努力成为供应商用他们最好的想法来寻求的客户。
他们对供应商和供应商所在行业有内幕消息，因此他们提前了解即将上市的新产品。
这些结盟，加上上面第1点和第2点，使得拥有一流采购团队的企业领先于竞争对手。他们已经准备好利用新的创意，而他们的竞争对手正在寻找最好的前进道路。
4、与其他部门合作
最佳采购团队与其他部门的同事一起制定战略性采购决策。
负责购买工作服的人会询问员工的意见。
食品生产原料的采购人员与货物、物流、运营、生产、食品技术人员和其他人员合作，确定原料的标准和数量，以及包装、运输和存储方式——所有这些都影响成本。
5、关注总拥有成本，而不仅仅是价格
供应商提供的一种原料的价格可能是你能得到的最低价格，但如果它比更“昂贵”的替代品需要更多的人工处理或存储，它可能不是你所需要的低成本解决方案。
一流的采购团队真正关注的是总拥有成本——考虑存储、处理和其他成本。他们与其他部门的同事一起工作，真正了解参数，并考虑库存和其他成本，如何获得经济订单数量EOQ。
6、利用技术
采购需要可靠的信息来作为决定和开始供应商谈判的基础——关于供应商绩效、产品使用、预测需求、浪费百分比、生产问题、销售等等的信息。
同样，当生产、销售和物流部门的同事向供应商下订单时，他们需要查看合同信息，计算最佳订单数量，获得最佳折扣和回扣。
当然，技术对那些需要出去投标的人也有帮助——在供应商和采购团队之间设置一个电子屏障，直到合适的时间，这有助于提高投标过程的效率。
这里没有单一的解决方案，但一流的采购团队经常用应用程序和分析工具来补充他们的核心ERP系统，以满足他们的需求。
7、定期协商
最佳采购实践不会“失之交臂”。这些采购领导人不断监控合同的履行情况和周围世界的变化，进而发现重新谈判的机会。出现以下情况，应审查和重新谈判合同：
-潜在的替代品变得可用
-需求超出/低于最初的预测
-出现生产或物流问题
-竞争对手推出新的设计
-你所在行业的创新
-供应商行业的创新
根据一项研究，一流的公司每年续签56%的合同，而其他公司通常只续签一半。
8、最小化风险
根据业务的不同，利润率和风险是CEO最关注的两个问题。传统上，买家非常关注压低成本以提高利润率，但越来越多的企业被迫考虑每个决定所涉及的风险。
关于合规、贿赂、可追溯性、健康与安全以及奴役的立法;绿色问题和社会责任都是影响董事会及其下属的因素。
供应链风险、交付可靠性和物流问题都会给企业带来一定程度的风险。
采购团队必须掌握所有这些要素的知识，并对其进行管理，以减少业务风险。
上述所有方式执行的最佳实践采购，都可以通过8MSaaS SRM实现。提高透明度和优化运营对此至关重要，是将采购工作流程数字化和自动化的明智之举。8MSaaS SRM等一站式采购管理软件可以严密跟踪和管理整个采购流程，使其简化和高效。借助该软件，组织能够缩短采购周期、加快采购审批、减少开支、利用采购分析数据做出明智的决策，并始终保持政策合规性等。