采购项目管理：定义和流程

显示全部楼层 · 2021-11-25 15:55:00

采购项目管理是一个结构化的过程，用于定义、计划、实施和控制活动并将活动从当前状态过渡到未来状态。

项目管理源于对需要实施的项目的认识。这种认识可以由宏观因素或微观因素产生。
要想成果理想，并符合干系人的需求，采购项目管理需要一系列的技能和能力、知识、流程、方法和明确概述的目标。
项目管理包括对所需成果的理解，能够有效沟通，意识到相关的预算限制以及与人员和资源相关的挑战。技术方面和团队管理也至关重要。
项目管理是一项包揽一切的活动，需要采购专业人员以高水平的商业敏锐度进行仔细规划，确保实现最终目标。
一旦意识到对项目的需求，就应该启动项目管理流程。没有有效的项目管理，项目的最佳结果不可能实现。
采购项目管理为何重要？
通过为采购活动提供强有力的和结构化的项目管理方法，可以证明这一点的重要性。
如果正确管理项目，就会获得许多好处，包括拥有可衡量的目标，理解风险，确保流程透明化，以及在供应链中有更多协商改进的机会。
采购流程有哪些步骤？
在所有采购项目管理中都需要几个相似的步骤。该模型概述了根据项目的各方面应该承担的任务。
~开始——在项目的“开始”阶段，项目管理人员应该创建一个商业案例，研究范围并确定干系人。
~准备——在“准备”阶段，应该完成任务，如开发甘特图，最终确定资源，包括可用时间、最后期限、确保获取所需技能。
~实施——在“实施”阶段，需要自始至终管理团队和确保强大领导能力等任务。
~绩效管理——在“绩效管理”阶段，需要完成的任务包括但不限于，进行评审以评估项目是否按预算进度进行，确保项目概述的里程碑得到满足。
~完成——在“完成”阶段，虽然看起来是流程的结束，但并不是最后的阶段。在“完成”阶段，所承担的任务应该包括推出最终确定的项目，寻求反馈和反思项目管理得如何。
~经验教训——最后的阶段是“经验教训”，作为持续改进的一部分，任务非常重要。应该分析得到的反馈，接受建设性的批评。SWOT分析可以帮助理解在项目管理过程中，哪些优势和劣势在内部显而易见，以及在外部显现出什么机会和威胁。
一旦完成这些任务，改进项目管理流程的行动就可以落实到未来的采购活动中。
项目采购管理的5个主要流程
成功项目的管理都应该遵循同样的流程。SQERT（范围、质量、努力、风险和时间）模型显示了这一过程，下文将详细解释：
范围：在任何项目的开始，都必须了解范围，即需要交付什么或期望的结果是什么。
质量：标准、等级、交付水平的期望都会涉及到的内容，因而是关键。质量可以符合一个规范或商定的标准，如ISO（国际标准化组织）。
努力：关于需要什么级别的资源。关于需要多少人，多少钱和什么技能的理解应该在这里确定和涵盖。
风险：是SQERT模型的下个元素。应进行风险分析和评估，了解可能出现的挑战。
时间：在这个模型中表示完成项目所需或预期的时间量，很可能包括交付的截止日期。
使采购项目管理更有效的方法
与项目的任何部分一样，拥有合适的工具可以使采购项目管理更加有效。8MSaaS PM支持基于项目的采购。由于系统是基于云的，所有状态更新，包括采购付款，都会立即反映在实时仪表板上，你可以跟踪承包商的进度以确保项目按计划进行。
所有项目信息集中在一页面，管理人员可以立即关注所有事情，可以更轻松地管理多个文档和工作流程。你不仅可以看到项目是否按计划进行，还可以管理为该项目进行的任何采购。