办公自动化系统必备的5个要素

显示全部楼层 · 2023-4-19 09:39:00

在当今的数字时代，办公自动化系统为各种规模的企业提供了一系列好处。强大的办公自动化系统不仅简化了日常任务，还加快了信息检索速度。此外，这些工具还可以提高流程可见性并帮助企业轻松发现瓶颈。

如果你正在寻找可以将你的企业的工作流程提升到一个新水平的办公自动化解决方案，请不要满足于任何不具备这五个要素的系统工具。

3.png (180.88 KB, 下载次数: 0)
下载附件
2023-4-19 09:39 上传

1.简单的工作流设计器

创建工作流曾经是硬核系统编码员的领域。然而，现代办公自动化系统应该从业务用户开始，而不是编码人员。

当你坐下来试用办公自动化系统时，请从制定自己的工作流程开始。你能否直观地创建完成流程所需的任务序列？如果你在前五分钟内无法弄清楚，则需要继续进行下一个选项。

一款软件不应该决定你的企业应该如何设置其运营。相反，它应该帮助你的团队加强现有流程。

2.移动兼容性

你的办公室是移动的，你所有的工具也应该是移动的。无论你有远程工作人员，还是只是想在等候航班时办理登机手续，你选择的办公自动化系统都应该像在总办公室的电脑上一样正常工作。

你的营销活动不能仅仅因为你需要等待同事休假回来而推迟。

你应该能够从安全的云中运行你的核心流程，而不必担心你的数据在哪里或谁在保护它。如果你使用诸如8Manage OA之类的办公自动化工具，那么你的同事可以在他休假的酒店用手机查看营销计划。

3.与其他软件的集成

办公自动化系统可能并不是你运行的**软件。你已经拥有内部数据库、CRM、营销自动化工具和财务软件等，当你依赖于如此多的系统时，你需要一个不仅仅局限于自身的工具。

在所有软件中，办公自动化应该是最容易与其他工具集成的。否则，你将无法将数据从一个系统推送到另一个系统。

在进行评估时，查看办公自动化软件提供了什么样的预集成，或者它能否打开对其他云工具的访问。

4. 报告和分析

如何知道你的办公自动化是否正在产生结果？你不能仅仅根据团队的满意程度来评估流程绩效。数据是最终的决策者，比较流程的历史、速度、结果质量等对你的企业来说很重要。

采用另一种软件来衡量你的工作流程数据既费时又不必要。为什么不拥有一款内置报告和分析功能的软件呢？现代办公自动化系统8Manage OA配备了此功能，作为其基本产品的一部分。

5.访问控制选项

就像限制进入办公场所一样，你还应该为所有业务流程设置访问权限。

一个好的工作流自动化系统能理解这种敏感的需求，并将访问控制作为其不可或缺的功能的一部分。在为你的企业考虑办公自动化系统时，不要忽视此功能。

办公自动化系统有哪些功能？

一个理想的办公自动化系统：

● 需要更少的空间来存储数据
● 简化数据存储和检索
● 即时检索信息
● 无需保存文书工作
● 消除任何数据冗余的机会
● 允许多人访问数据
● 减少出错的可能性

有效的办公自动化 (OA) 解决方案——8Manage OA，不仅具备上述基本功能，在帮助企业消除耗时和重复性任务以降低运营成本和提高员工效率方面还发挥着重要作用。

8Manage OA 可以在企业已经采用的办公工具（例如文字处理器和演示工具）之上为你提供以下功能：

1.电子沟通和协作工具

8Manage OA 在整个企业内提供无缝且持续的沟通流程，从而提高前台和后台的工作效率。

通过自动化审查和批准流程，8Manage OA 可以帮助你的企业消除瓶颈。员工无需通过电子邮件或电话向主题专家和管理层索要签名，只需在办公室或在家中提交请求即可。指定方收到电子通知，请求方轻松跟踪状态，无需不断跟进。8Manage OA 甚至可以帮助计算每个审批人的置存期，并相应地提醒审批人。

2.电子表格和工作流程

8Manage OA 允许你为不同的目的定义不同的表格模板，例如客户管理、IT 服务、采购请求和员工调查及其相关的工作流程。8Manage OA 轻松存储、搜索和检索这些管理表格及其相关文档。更重要的是，它通过维护审计跟踪和消除手动数据输入任务来提高合规性。

3.电子办公管理

8Manage OA 提供调度和任务管理功能。通过任务管理，企业可以轻松分配和监控任务，以及收集和分析绩效数据。8Manage OA 允许你实施流程级别的改进，使办公自动化更进一步。

省钱、省时，迈向未来

如果你发现你的办公室只做到了数字化，那么现在是时候升级你的工作流程并向办公自动化迈进了。

实现自动化的办公可以节省大量的时间和金钱，让员工专注于真正为企业带来价值的事情。今天就试试8Manage OA，看看它为你的企业带来的改变吧。